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＊受け取ったメールを勝手に掲示板に投稿したり、第三者に転送するのはやめよう！ あなたが受け取ったメールは、手紙と同じ「私信」にあたります。送った相手は、基本的にあなたに対してだけ書いているので、それを不特定多数の目に触れる掲示板に投稿したり、第三者に転送するのはルール違反といえます。もしあなたの書いた手紙が、知らないうちに町内の掲示板に張り出されていたり、ほかの第三者に読まれていたりしたら、とても不愉快な思いをするでしょう．．．シニア・ナビ<ルール＆マナー集>より |
○メールは両刃の剣
ビジネスであれ、プライベートであれ、初対面の人に会った時、私たちはまず挨拶をする。会話をしながら相手の顔や声、特徴を自然に覚えていく。無意識のうちに相手を傷つけないように配慮したり、自分を理解してもらおうとしたり、良い対人関係を築こうとして努力するはずである。「誤解されたかな？」と感じたらその場で弁明したり補足したりできる。電話で初対面の人と会話する時も原則は同じでしょう。相手の声の調子から、相手がどんな人か想像しながら、何とか相手を理解しよう、自分の気持ちをうまく伝えようとする。ただ、表情が見えないので、面と向かって会話するよりも、相互の理解度は低いのが普通である。電話を切った後で、大丈夫かなあ、と不安になることもあるかもしれない。
さて、会ったことのない相手とメール交換をする時、当然相手の顔も声も何もわからないだろう。たった数行で自分を理解してもらい、伝えたいことを伝えなければならない。会話しながら理解を深めていくという、人間の得意なテクニックは使えない。始めから、妙に馴れ馴れしい言葉を使って相手を憤慨させたり、理解してもらおうとしてびっしりと書き込んで不快感を与えたり、会話なら可能な微妙なニュアンスが表現できず、こちらの思いが正しく伝わらなかったり．．．これは初対面の相手に限らないかもしれない。互いによく知っている相手にメールを送る時も、親愛の情を込めて使った言い回しが相手にとっては逆効果となることもある。メールは、後々まで残る文字表現であり、時間差があり会話のようにその場で訂正できないため、メールで一度悪い印象を与えると、これを訂正するのはなかなか難しい。特に日本語（漢字）は視覚効果の高い象形文字で構成されており、第一印象が非常に強いことに注意してください。
○自己紹介はコミュニケーションの基本
ネットで見つけた興味あるサイトにメールで問い合わせを送る際、初めてのメールなら一行でよいから自己紹介をしてください。受信する者にとって、どこの誰かまったくわからないよりは、少しでも送信者のプロファイルを理解している方が返信しやすいものである。インターネットでは挨拶や自己紹介は省略できると勘違いしているユーザーが大変多いのは困ったものだ。特に、様々なメールを受信する立場にある者にとっては、「はじめまして、中野区在住の○○と申します。」といった簡単な挨拶でも、相手の印象がやわらかく感じられ安堵することがある。（それだけ返信しやすいということ。）初めてなのに、ぶっきら棒で要領を得ないメールには、人間であれば当然、「返信したくない。」という意識が働くものである。これはインターネットを効率よく有効に活用するための重要なノウハウでもある。コミュニケーションの不得手な人ほど丁寧に自分を紹介してください。
○メールの上手な使い方
メールを上手に利用するポイントをあげてみよう。
1）メールの主旨を明確にする。
2）相手の立場を理解する。
3）相手との関係を考慮した適切な表現を使う。
１は、メールのやり取りを行う目的・意図を明確にすることです。無駄な言葉は極力省き、できるだけ簡潔に、相手が開封した時すぐに主旨が理解できるように、強調したいことや結論はコンテンツの始めに書き込んでください。
２は、いつまでに返答すればよいのか、どこまでの情報が必要なのか、相手の置かれている状況を把握し、適切なタイミングで必要な情報を漏れなく送るということです。同じ案件について何度もやり取りを繰返し、時間を無駄にしないよう、まず必要な情報を整理しよう。
３は、これまでのつきあいの深さや人間関係を考慮して、適切な表現を使用することである。プライベートな内容なのにビジネス文書のようなお堅い表現を使う必要はないが、会話では言えないような辛辣な言葉も、パソコンを前にして自分の世界に埋没しているとなぜか書けてしまい、送った後で後悔することになりかねない。チャット用語をメールに使ってしまうことなども受取人から見ると大変奇異に感じる。また、勤務先でしか通じない特異な用語や言い回しをプライベートなメールに使用するのも避けよう。（どこに転送されるかわからないのですから。）
インターネットの世界では思いやりとギブ＆テイクが原則である。ネットの向こうの相手の心を考えてメールを送ってください。
○メールと掲示板の原則
インターネットのコミュニケーションツールの中でおそらく最も普及しているのは、メールと掲示板（含フォーラム）であろう。この２つのツールの使い分けが理解できればビギナーは卒業といえる。（ただし、これはかなり難しい。最近の掲示板を見るとかなり混乱している。）
掲示板は、不特定多数のユーザーに閲覧を許す機能であり、メールは、本来、相手を限定して使用する機能である。メールは、送信者または受信者が、第三者にそのメールを転送したりアクセス許可を与えたりしない限り、第三者から覗かれることはない。つまり、メールを送るということは、具体的な相手を想定したプライベートなコミュニケーションを行うことであり、その内容は第三者には漏らさない、という暗黙の了解が前提となっています。（会話に例えると「ひそひそ話」のようなものである。） こうしたメールの内容をそのまま掲示板に投稿すれば、メールの送受信者２人の人間関係やプライバシーの多くの部分が赤裸々になるばかりでなく、内容によってはそこに登場する第三者を誹謗中傷したり、築き上げてきた信頼関係を壊してしまうことになりかねない。（掲示板は駅前の人ごみで「演説」を行っているようなものです。） 普通は、メールの送信者は、そのメールの内容は送った相手のみが知っていると思っている。受信したメールの内容が有益だから誰かに転送する、という場合でも、個人的な情報は削除しておくなど、取り扱いには十分注意してください。また、掲示板に個人情報は絶対投稿しないように注意しよう。
インターネットを経由するメールをユーザーの視点で分類してみると、よく使われているメールは次のようになる。
1）POPメール
2）Webメール
3）携帯メール
１は、Outlook Express のようなメールソフトを使用したメールの送受信を意味する。メールソフトの多彩な機能を利用でき操作も簡単であるが、メールアカウントやサーバー情報を設定していないと送受信できないため、他人のパソコンでの利用は難しい。また、度々ハッカーの攻撃の対象となり、ウィルスの感染源となってきた。セキュリティホールも数多く見つかっており、安心して利用するには、アンチウイルスによるガードが必須である。
２は、メールソフトを使わず、インターネット・ブラウザを使ったメールの送受信を意味する。メーラーを使わずにWebから送信できるメールサービスは、多くのプロバイダやレンタルサーバー業者で提供されている。自分のパソコンを携帯できない旅行・出張中でも他のパソコンからログインしてメールが送信できる、勧誘メールなどの迷惑メール対策として使える、２ndメールとして使える、などメリットも多い。しかし、個人情報収集の目的の無料メールも多いため、かえって迷惑メールが増えてしまうこともある。また、他人のパソコンやネットカフェで使用する場合には、ログインIDやパスワードを消し忘れたり、ログを残さないようにしてください。
３は、一般の携帯電話によるメールである。会社・機種により制限があったり、メーラーのような細かな指定ができないなどの制約もあるが普及率はすごい。しかし、特に、パソコンの世界とは使用する文字コードや文字数も異なるので、パソコンから携帯へのメール発信時には注意しよう。
メーラーを使用する前に、まずメーラーの各種設定を確認し､必要に応じて変更や追加を行ってください。
Outlook Express であれば、まず、「ツール」の「アカウント」の設定を行なってください。サインアップの際には自動設定されるが、プロバイダを変更したり、再インストールする際には、手動で設定しなければならないため、混乱するユーザーが大変多い。「インターネットに接続できるがメールが送受信できない。」という現象のほとんどは、この「アカウント」の設定を忘れているか、正しく設定していないためである。（アカウント情報は、「インポート」と「エキスポート」により移行が可能であり、設定したらエキスポートして保存しておくことをおすすめする。）
- 新規のアカウントを追加する場合
「インターネットアカウント」ウインドウの「追加」の「メール」を選択して「インターネット接続ウイザード」を起動する。後は、ユーザー情報を入力して「次へ」をクリックして進み完了する。この時、入力した情報は整理してパソコン以外のメディアに大切に保存しておいてください。（後で必ず必要になる。）
- 既存のアカウントの内容を変更する
「インターネットアカウント」ウインドウの「プロパティ」をクリックし、「メール」タブで既存のアカウントをクリックして、「全般」タブ、「サーバー」タブ、「接続」タブで、プロバイダから入手したユーザー情報を詳細に設定してください。
アカウントを作成しても、全般タブの「メール受信時または同期時にこのアカウントを含める」にチェックしないと、このアカウント宛てのメールは受信されない。
次に、「ツール」の「オプション」の設定を行ってください。さらに、「メッセージルール」でルールのチェック、「表示」の「文字サイズ」、「レイアウト」など、初期設定の値を変更したり機能を付け加えて、使いやすいユーザーインタフェースにしよう。（この時どのような設定変更ができるのか研究しておき、使い慣れた頃にもう一度設定を見直してください。）
また、１台のパソコンを２人以上で使用する場合は、Windows起動時のログインアカウントを分けるか、メールソフトの「ユーザー」を追加し、それぞれに異なるアカウントを割り当てればよい。
次の設定は必ず確認して正しく設定してください。
○MIME（Multipurpose Internet Mail Extensions）の設定
インターネットユーザーは、携帯端末や携帯電話を含む、さまざまなメーラーを使用している。添付ファイルに対応していないもの、HTML形式に対応していないものなども少なくない。どのメーラーでも最低限テキストのメッセージは見れるように、「メールのテキスト形式の設定」を「MIME」に、エンコードを「なし」にしておいてください。送信したメッセージを表示するメーラーまたはニュースリーダーがHTML 形式に対応していない場合は、メッセージは単純なテキスト形式として表示され、HTML形式のファイルが添付されます。HTMLで設定された書式をメーラーに表示できるのは、そのメーラーがMIMEに対応している場合だけです。
○エンコードの設定
インターネットメールでは、さまざまなファイルを添付することができますが、実際にデータを送信する際には文字データであるテキストファイルしかやりとりすることができない。そこで、ワープロ文書、画像などのバイナリファイルは、前述のMIMEという規格に基づいて、いったんASCIIコードだけのテキストデータに変換（エンコード）され送られる。（１文字７ビットのJISコードに分解される。）エンコードされると、前述のように、容量が大きくなるため圧縮する必要があるかもしれない。また、受信者のメーラーでは、エンコードされたファイルを元の形式に戻す、デコードと呼ばれる作業が必要になる。通常、ほとんどのメールソフトは、どちらの作業も設定に基づき自動的に行ってくれる。しかし、メーラーが適切なデコードを行わないと、ファイルが開けなかったり、ファイルの拡張子が違っていたり、文字化けを起こす場合がある。（特定の圧縮形式でアーカイブした添付ファイルも、対応する解凍ソフトがインストールされていないと開けない。）特に、相手がWindows と異なるパソコンを使用している場合、エンコード形式や圧縮方法について、あらかじめ相手が使用しているメーラーや圧縮ソフトの設定を確認しておくのが確実である。
ネットでよく使われるエンコード形式は次の４種類である。
1）ＭＩＭＥ（Base64）：Windows環境では最も一般的なエンコード形式（Qエンコードより安全）
2）ＢｉｎＦｅｘ：Ｍａｃｉｎｔｏｓｈ向けで、Windowsとの送受信の際に問題になる場合が多い
3）ｕｕｅｎｃｏｄｅ：ＵＮＩＸ向け。初期のインターネット、現在はネットニュースのバイナリアップロードに使用
4）ＩＳＨ：MS-DOSや古いパソコン通信で使われていた
デコードできないメールを受信したら、エンコード方法を調査し、それに応じたデコードツールでデコードしなければならない。漢字コードが異なっていれば漢字コードフィルタでコンバートしなければならない。（一般ユーザーには敷居が高いので、送信者に問い合わせて正しい設定で再送付してもらう方がよい。）
圧縮・解凍については、「ダウンロードとインストール」 を参照してください。
○開封確認メッセージの設定
最近のメーラーでは、開封確認機能（配達証明機能など）を設定することにより、受信者がメールを開封した際に確認メッセージを受け取ることができる。これは、「MDNs」（message disposition notifications）というインターネットの標準仕様に基づいており、対応するメーラー同士であれば開封したことを自動的に確認できる。この機能を利用すると、メーラーはメールを送信する際に、「メールを開封した時、開封した、という内容の応答メールを送り返せ」という指令をメールの中に組み込んで送信する。受信側のメーラーはその指令を読みとり、利用者がメールを開封した後で、「ｘｘ月ｘｘ日ｘｘ時ｘｘ分、メールは開封された」という開封通知を差出人に返信する。ただし、受信者のメーラーが「MDNs」に対応していないと機能しない。また、「確認メールを送らない」という設定にしてあると、メーラーによっては、確認メｰルを送るかどうか、警告メッセージが表示される。（この機能を理解していないユーザーは奇異な印象を受けるかも知れない。）
○署名の作成
メールを送ると送信者のメールアドレスは自動的に組み込まれるが、これだけでは、受信者にはわかりづらいかもしれない。自分の名前、所属、URL、住所など、必要に応じて、署名機能に入力しておこう。メーラーによっては、私用と公用で使い分けることもできる。ただし、あまりに長過ぎると携帯電話ユーザーには特に鬱陶しく思われるので、３、４行程度に収める方が良いでしょう。この際、特殊記号を使って文字化けしたり、スペーシングが合わずに型崩れが発生しているのに気づかず、恥をかかないように注意しよう。受信するメーラーによっては見え方がかなり違うのである。
○アドレス帳への登録と管理
受信者のフルアドレス（xxxxx@xxxx.xx.xx）を容易に指定できるように、相手のメールアドレスと、必要に応じて同報リストをアドレス帳に登録する。ほとんどのメーラーにはアドレス帳のインポート機能が付いているので、他のユーザーのアドレス帳のエキスポートファイル、テキスト、ＣＳＶ形式のファイルから搬入することもできる。また、受信したメールの発信者を自動的にアドレス帳に登録することもできるのでメーラーの設定を確認してください。
Outlook Express の場合、アドレスはフォルダを作成して階層化管理するのがよいだろう。「共有連絡先」フォルダまたは「メインユーザーの連絡先」フォルダの下にサブフォルダを作成し、この中に各アドレスを保存しておく。フォルダのユーザー一覧を全選択して宛先や「CC:」に指定できるので、面倒なグループアドレスを作成しなくても、簡単に多数のユーザーへの送信ができる。
Webページと同じHTML形式のメールは見栄えもよく、画像や動画を送るのに適しているが、HTML形式のメールが解読できない携帯電話のユーザーにとっては大変迷惑となる。訳の分からないコマンドやタグが表示され大変見難くなるからである。携帯ユーザーの場合は、アドレス帳に「テキストメールだけを送る」指定を行うことが望ましい。
○文字コードの制限
パソコンやインターネットで使用できる日本語（2バイト）の文字コードは次の３種類に決められている。このうち、メールで使用されるのは７ビットのJISのみです。
1）ＪＩＳ
2）シフトＪＩＳ（SJIS）
3）ＥＵＣ
世界標準はASCIIという規格であり、１バイト（半角）の文字コードにアルファベット、数字、いくつかの記号で構成されています。メールやネットニュースでは、日本語は、ISOで定められた２バイトの文字コード（JISコード）を使用することになっています。ところがパソコンの世界では、JISコード以前にシフトJISと呼ばれるコード体系が開発され、MS-DOS、Ｗｉｎｄｏｗｓ、Ｍａｃ ＯＳで採用されており、両者の長所を取り入れたＥＵＣというコード体系が、主にＵＮＩＸワークステーションで利用されてきました。Ｗｅｂページでは、これらのいずれかを使用しています。（ブラウザが時折認識を誤り文字化けの原因となっている。）
メールやニュースで、日本語の文字化けや関連したトラブルの原因は、主に次の３つである。
1）古いパソコンで使用されている半角カタカナを含む文字コードを使用している。
2）メーカーが勝手に漢字コードに割り当てたコードを使用している。
3）メーラーのエンコード／デコードの設定が誤っている。
マイクロソフト社のメーラーは半角カナを無視して送信するので絶対に入力しないでください。また、ＯＳが異なると外丸付き数字、１文字の「（株）、（有）、TEl」、ギリシャ数字などが正しく表示されないは２に起因する場合が多い。特殊文字はインターネットにアップしてはならない！（これがMSフォントで作成した入力してはならない文字サンプルです．．．①②③㈱㈲℡ⅠⅡⅢ．．．化けていますか？）
○容量の制限とアーカイブ
メールにファイルを添付すると途端に容量が増え、送受信に時間がかかるようになる。メールはインターネットのサーバーからサーバーへ負担をかけながら移動していく。どういう経路で目的の受信サーバーにたどり着くかは、送信時にはわからない。（通常は、受信時のメールヘッダー情報に経路情報が含まれている。）
1）同じプロバイダのメールサーバーを利用しているユーザー同士が送受信できるメールの最大容量は、そのプロバイダの制限に準じる。詳細は各プロバイダのサイトで確認してください。（通常は数MBと考えてください。）一般に無料プロバイダは少なめである。
2）経路の途中のネットワークサーバーが容量制限（例えば１MB以上を通さない、など）を行っていると、届かない場合がある。
つまり、お互いのプロバイダのメールサーバーが、５MBまでのメールを許すとしたり、制限をかけていなくても、経路途中のいずれかの機器が２MBに制限していれば、３MBのメールはそこで止められる可能性が高い。（筆者の経験では、ドメインの異なるユーザーに１MBを越えるメールを送って、届いたケースと届かなかったケースがあった。）制限のはっきりしない異なるドメインに大容量のファイルを添付する場合は、圧縮または分割するなどの工夫が必要である。こうした大容量のメールは、何とか目的の受信サーバーに届いたとしても、今度は受信に時間がかかり過ぎてタイムアウトエラーになり、受信サーバーに残ってしまう場合がある。つまり、受信者はこのメールが残っている限りそれ以降に届いたメールを受信することができなくなってしまう。
複数のファイルを１つにまとめることを「アーカイブ」といい、アーカイバーの機能を持っているほとんどの圧縮ソフトで処理可能である。あらかじめ高圧縮率で圧縮されているJPEG画像ファイルなどはアーカイブしても容量はほとんど減らない。BMP、TIFF、圧縮率を変更できるGIFなどのファイルは圧縮可能である。圧縮したファイルは、拡張子により対応する解凍プログラムで「展開（解凍）」することができる。これらのプログラムやＤＬＬは別途インストールする必要がある。どうしても大容量のファイルを送らなければならない場合は、双方が使用できる「分割」ソフトで分割して送るか、WEBサーバーのディスクにFTP等でアップロードしてから、相手にダウンロードしてもらうことを考えよう。（参照：ダウンロードとインストール）
○メールで送ってはいけない情報
銀行の口座番号、暗証番号、クレジットカードのIDと有効期限、パスワード類、生年月日など機密性の高い情報はメールに書き込まないでください。途中で覗かれなかったとしても、受信者がモニターに表示したまま離席したり、印刷して放置されると、第三者に盗用される可能性がある。（郵便、ファックスも同じ。）また、配布や複製が禁止されている（許可されていない）ソフト、市販のソフトを添付すると、著作権法違反になる。そして、個人情報流出の大きな原因である「署名」については、受信者が誰かにより、署名を使わない、別の署名を使う、部分的に書き換える、などの配慮をしよう。
○顔文字・絵文字
（それでも使用する人には意味のないことであるが）
「(*_*)」などの顔文字は、ＩＭＥの「プロパティ」で「話し言葉辞書」をチェックすると利用可能になるが、相手かまわず乱用してはならない。メール一面にこれらの顔文字が使われていると、読みづらいばかりでなく、受け取った相手によっては読む気を失わせる場合があるのだ。インターネットを使用する人の中には、これらの顔文字・絵文字に抵抗を覚える人もいる。これらは、すべてのユーザーに受け入れられているわけではない、ということを覚えておいて下さい。同様に、文末に「（笑）」や「（泣）」といった文字が使われているメールも、嫌う人がいる。当然、仕事上でのメールのやりとりに顔文字を使用するのはやめよう。受信メールに顔文字が使用されているならば、その送信者宛てのメールに顔文字を使うのは問題ないだろう。しかし、顔文字を使わないとわかっている人にはひかえたほうが無難である。顔文字などを使わずに、文章だけでうまく感情を表現するように努力してみて下さい。
(*^_^*)(^^♪ (^。^)(^・^)(^_^)(^0_0^)(*^。^*)(~_~)(^^)!(^^)!(#^.^#)(^_^.)(~o~)(^.^)(^^)v(^_^)v(^_-)-☆<^!^>(^ム^)(^J^)(~o~)など。
○Cc：とBcc：
Cc：（Carbon Copy）とBcc：（Blind Carbon Copy）には、宛先以外のメールを配布したいメールアドレスを指定する。Cc：に指定されたアドレスはメール上に表示され、Bcc：に指定されアドレスにはメール上にアドレスは表示されない。つまり、Bcc：は第三者に「写し」で同じ内容のメールを送ったことを隠す場合や他人のメールアドレスを知られたくない場合に使われる。
お互いが面識がない人に同時にメールを送る場合（例えばアドレス変更などのお知らせを何十人の人に一斉に送る場合など）に、Bcc：を使えば、「Bcc：」に入力したアドレスは、受け取ったメールには表示されない。（送信側の詳細ログには記録されます。） 上手に使い分けてください。
モバイル（携帯）ユーザーには Cc：やBcc：の概念はなく、宛先として処理されるので注意！ たとえば、宛先ユーザーを戒めるメールを、モバイルユーザーにBcc：で送っても、モバイルユーザーは自分が戒められたと思うかもしれない。
○Re：
「Re：」は、返信メールのタイトルの頭に自動的につけられる用語で、最近ではネットニュース、掲示板、などにも使われている。レスポンス（Response）やリプライ（Reply）の略と勘違いされるだが、もともとは「Regards」（～に関して）の略である。使い方を間違わないようにしてください。
○URL（Http://www......）の挿入
フレームを使用したWebページなど、複雑なページを送信すると、受信者のメーラーに正しく表示されない場合がある。受信者がWWWを表示できる環境にあるなら、URLのみを送信するのが確実である。また、メッセージの途中にURLを記述する際は、URLと他の文章が混合しないように、URLだけの単独行とするかスペースを入れて区別する。つまり、「http://homepage1.nifty.com/masawat/を見てね。」のように記述してはならない。このエラーは大変多いので注意しよう。1行に収まらない長いURLを挿入する場合は、ビギナーのために、「URLの途中で改行されていたら、お手数でもつなげて貼り付けてください。」などのガイダンスも挿入するとよいだろう。
○グループアドレスと全員への返信
複数のアドレスに送信する場合、あらかじめグループアドレスを作成しておくと容易にアドレスを指定できる。また、受信したメールの「To:」と「Cc:」に指定されている全ユーザーに返信するには、メール一覧でそのメールを右クリックして「全員に返信」を指定すればよい。 （Outlook Express の場合）
インターネットを利用すると、個人情報流出の可能性は格段に高くなる。特に、メールの改ざんや「のぞき」といった方法でプライバシーを侵害し個人情報を盗用しようとしている悪意のある人間も少なくない。メールに乗ってインターネットに発信される個人情報はいくつかの技術を駆使して自分で守らなければならない。
暗号とは、ある鍵を使ってテキスト文を意味のわからない暗号文に変換し、それを解く鍵を持っている人だけがテキスト文に戻して読めるようにする技術である。現在の暗号化技術では、２つの鍵（公開鍵と非公開鍵）を使う。鍵は、専用のソフトを入手すれば誰でも作成できる。決して他人に作らせたり、いかがわしい業者から購入しないでください。最近は、世界的に信頼性の高い会社の提供するサービスとして購入することができるようになっている。
○公開鍵暗号と非公開鍵暗号
公開鍵暗号とは、復号化するための鍵を公開してしまう方式のことである。まず、発信者は秘密鍵と公開鍵を作る。公開鍵は公開する。つまり、メールを送る相手に渡す。秘密鍵で暗号化されたメッセージは公開鍵を持っていないと復号化できず、公開鍵で暗号化したメッセージは秘密鍵を持っていないと復号化できないのである。
1）Aが秘密鍵Aで作成したB宛てのメールは、Bが公開鍵Ａで復号化できる。
2）Aが公開鍵Bで作成したB宛てのメールは、Bの秘密鍵Bでしか復号化できない。
つまり、自分の公開鍵を持っている他の誰かに見られてもいいメッセージなら１を、B以外の人に絶対に見られたくないなら２の方法を選択すればよい。
一方、非公開鍵暗号とは、メッセージをやりとりする２人がそれぞれ共通の鍵を持って暗号化と復号化を行う古くからある方法である。当然この鍵は公開されないため、非公開鍵と呼ばれる。非公開鍵暗号の場合、メールの相手が増えるにつれて鍵の数が増えてしまうため作成や管理が大変になる。
公開鍵暗号なら公開鍵だけは知られてもかまわないし、管理も容易で機密性も高いため最近の主流になっている。
○デジタルID
この「公開鍵」、「秘密鍵」および 「デジタル署名」をデジタルIDという。メッセージにデジタル署名を付けると、デジタル署名と公開鍵が受信者に渡される。デジタル署名と公開鍵の組み合わせを 「認証」 と呼ぶ。例えば、Outlook Express では、相手がメッセージを暗号化して自分に送る時に使う認証を指定できる。この認証は、送信時に使用した認証とは別の認証を指定することができる。
メッセージの受信者は、デジタル署名によって送信者の身元を確認し、公開鍵を使って、返信するメッセージを暗号化することができる。暗号化された返信は、自分だけが秘密鍵を使って解読することができる。公開鍵を使ってメッセージを暗号化して送るには、受信者のデジタル ID が送信者のアドレス帳に登録されている必要がある。（Outlook Ezpress の場合は、アドレス帳のユーザー名にマークが付く。）メッセージの受信者は、秘密鍵を使ってメッセージを解読することができる。
送信するメッセージにデジタル署名を付けるには、デジタル ID を取得しておく必要がある。ゆーざーは、いずれかの証明機関の Web サイトでデジタルIDを申請し取得することができる。（有料）デジタル署名付きのメッセージが有効であるかどうかを検証するには、「デジタル ID の確認」 機能を使って証明機関に要求することができる。また、暗号化したメッセージを送るには、送り先のデジタル ID がアドレス帳に登録されている必要がある。
○添付ファイルの可読性とセキュリティ
社外秘の文書や帳票をインターネットメールに添付して送付するケースが増えている。業者との間で見積書のやり取りなどを行なっているケースも多いだろう。メールに書かれた内容のセキュリティだけでなく、添付ファイルについても、ファイルの可読性について考慮し、セキュリティに注意しなければならない。
1）ウィルスと間違えられないように、どういうファイルなのかを本文に明記する。
2）受信者が添付ファイルを開くアプリケーションを実行できるということを確認しておく。
3）大容量のファイルは添付しない。
まず、ファイルを添付する場合は、送付先のパソコンの環境を理解しておく必要がある。OS、ファイルを作成したアプリケーションのバージョンなどを把握しておく必要がある。たとえば、WordやExcelのファイルを送付する場合は、原則として、送付先には送付元のバージョンと同じかそれ以降のバージョンのアプリケーションがインストールされていなければならない。「JPG」（画像）や「MID」（サウンド）などファイルを送付する場合は、送付先のパソコンにそれらのファイルを表示・再生できるアプリケーションがインストールされていなければならない。特に、頻繁にバージョンアップされているアプリケーション程、「受信したけど開けない。」という可能性が高くなる。このような場合には、送信者が相手のアプリケーションで表示できるよう、相手のバージョンに合わせて変換してから送付する、などの工夫が必要になる。また、モニター画面の解像度も考慮しなければならない。横1152ドットの画面を目一杯使用して作成したファイルを、横800ドットのユーザーに送ったら、縮小しても見難い。
機密情報の流出のための対策として、まず、捺印の義務付けられている公文書などはメールに添付してはならない。たとえば、請求書などを添付するのはかなりハイリスクである。送付経路のいずれかのサーバーで悪意ある者がこのファイルをコピーしたら、自社の機密情報の漏洩になるだけでなく、請求先の企業にも迷惑をかけることになる。パスワードを追加できるアプリケーションや圧縮ユーティリティを使うなどして機密性を高めるよう配慮しよう。前述のように、暗号化ソフトを使うこともできる。また、互いに相手の受信確認が可能なメーラーを使用するのもよいだろう。
最近は、不当なビジネスヘの勧誘や出会い系サイトへの登録を促すスパムメールが急増している。法規制の遅れもあるが、最終的にはユーザーが自力で判断し防禦することになります。興味あるタイトルでも、知らないメールアドレスのメールには十分注意してください。
○スパム（SPAM）
SPAMとは、勝手に送られてくるダイレクトメールのことである。SPAMは大量かつ無差別に送られてくる。送信者は、インターネットのHP、掲示板、ニュースなどに公開されているユーザーのメールアドレスを自動的に収集したり、プログラムにより生成して、メーリングリストを作成し、自動送信プログラムを使って一斉に送信する。内容はほとんど広告宣伝、マルチ商法、出会い系サイトの類です。SPAMは迷惑なだけでなく、ネットワークの資源を大量に消費するため、トラブルを誘発する原因になることがある。
○メーリングリスト
メーリングリスト（ML）に参加していると、時々、本当は個人宛てのプライベートなメールがMLに流れてしまい、参加者全員の目にさらされてしまうという現象が発生する。ちょっとした個人的な用件であっても他のML参加者に関係のないメールはみんなの迷惑になるだけでなく、大変恥ずかしいことである。通常、メーリングリストから配信されてくるメールは「返信先」がメーリングリストの投稿アドレスに設定されている。つまり、メールソフトの返信を行うと、メールの差出人ではなくメーリングリスト宛に届くことになり、結果的に登録者全員に送信されてしまう。
送信者から見ると大変便利なメーリングリストだが、受け取る側には迷惑な場合が多い。本来メーリングリストは特定の情報を要求するために本人が登録するものである。頼んでもいないのにいったいどこから？と感じる人もいるはずである。個人情報が盗用されているような印象を受ける人もいる。また、誤って返信してしまうと登録者全員に送信されてしまう。個人的な内容（含個人情報）をメーリングリストを使ってメールしてはならない。面倒でも用途別にグループアドレスを作って管理するように心がけよう。
○メール爆弾
特定のメールアドレスに対し、膨大な量のメールを送りつけるのがメール爆弾である。ストーカーの嫌がらせ電話と同じで、意味のない内容のメールがメールボックス一杯に送信されると、実質的に受信者のメール機能が使えなくなり、度を越すとメールサーバーや通信回線にも障害が発生する場合もある。送信者は、アノニマスリメーラーを使ったり、パスワードを盗用して侵入するため抗議できない場合が多い。（メールのプロパティのヘッダー情報で分析できる場合もある。）
○チェーンメール
不幸の手紙、署名依頼など、できるだけ多くの人に転送するように呼びかける迷惑メールのことである。チェーンメールは鼠算的に増えていくため、ネットワークに負荷をかけ、見るための回線料金も増え、結果的に参加したユーザーが損をする。ウイルス情報など善意のメールと思っていると大きな間違いで、デマであることも多い。筆者も知人にウイルス情報をメールすることがあるが、情報が公開されているサイトのアドレスだけを送り、転送依頼は行わない。知らない人から届く情報には気をつけよう。（チェーンメールの解説はこちらを参照してください。）
○アノニマスリメーラー
これは匿名でメールを送信できるサービスのことである。インターネットのメールは本文とヘッダー情報で構成されているが、ヘッダー情報にはどのサイトからどのような経路で届いたかが記録されている。この内容は「プロパティ」で確認できるため、「送信者」を書き換えても簡単にわかってしまう。アノニマスリメーラーの本来の目的の一つは、この経路情報を隠してやることにより、ネット上の言論により迫害などを受ける可能性のある人を守ることである。ところが、最近は逆に匿名性を利用した悪質な行為に利用されているのは大変残念である。このような犯罪が行われた場合、リメーラーは通信ログを公開しなければならない。したがって、匿名といっても調べれば最終送信者はわかってしまうのである。（決して悪用しないでください。）
○フリーメール
メールアドレスを無料で登録し使用できるサービスをいう。上手に使い分ければ便利なのだが、メールボックスの容量が少なめのサービスが多く、クリーンアップを怠るとすぐにいっぱいになってしまう。こうなると、送信はできるが返信メールは届かずエラーになり、返信したユーザーにはエラーメールが届くだけになる。本人は気づかず、なぜ返事が来ないんだろう、とイライラ。何度返信してもエラーになる相手もイライラ。これは迷惑メールと同等の不快感をもたらす。メールボックスの容量制限には十分注意してください。